7 способов, как сделать уютным рабочее место бухгалтера

7 способов, как сделать уютным рабочее место бухгалтера

Традиционно рабочий день бухгалтера длится 8 часов. А если учесть задержки, которые случаются из-за авралов и больших нагрузок в предотчетные периоды, продолжительность рабочего дня увеличивается до 10 и более часов. Принимая во внимание то количество времени, которое бухгалтеры каждый день проводят за сверкой расчетов, составлением баланса и отчетности, а также выполнением других операций, работа становится для них вторым домом. Поэтому очень важно, чтобы и здесь были созданы максимально комфортные условия.

В этой статье мы осветим семь проверенных способов, как бухгалтеру без особых усилий создать для себя благоприятную рабочую обстановку.

Всему свое место: как обустроить кабинет бухгалтера

Время чтения: 3 минуты

Даже в небольшом кабинете бухгалтера обычно хранится огромное количество важных документов. Чтобы ни один сотрудник бухгалтерии не потерялся среди папок, а в рабочем помещении отдела царила атмосфера уюта, важно все расставить по местам и правильно организовать процесс хранения. О том, как это лучше сделать, расскажем дальше в нашей статье.

Где хранить документы в бухгалтерии?

Для первичной документации в кабинете бухгалтера идеальным местом хранения являются открытые архивные стеллажи: все самые востребованные папки будут всегда на виду. Чтобы время на поиск нужного договора или платежки было минимальным, расставляйте их строго в хронологическом порядке.

Лайфхак. Папки на стеллаже в кабинете бухгалтерии подписывайте печатным шрифтом одинакового размера. Лучше всего наши глаза воспринимают классические шрифты, такие как «Calibri», «Arial» и «Times New Roman».

Учредительные документы лучше хранить в архивном шкафу с дверями на замке, чтобы исключить возможность постороннего доступа.

Таким образом, с помощью архивного шкафа и стеллажа вы сможете обеспечить оперативный доступ к часто востребованным бухгалтерским документам, а также сохранить от посторонних глаз секретную информацию. В некоторых случаях, этого набора будет достаточно. Но в кабинете бухгалтера могут хранится и другие ценности, о которых речь пойдет дальше.

Где хранить наличные деньги в бухгалтерии?

Вне зависимости от суммы, деньги нужно хранить под надежным замком. Конечно, можно попробовать положить наличные в закрывающийся ящик рабочего стола. Но для большей безопасности и собственного спокойствия лучше доверить наличные металлической тумбе с трейзером. Еще более надежным вариантом для обустройства кабинета бухгалтера станут огневзломостойкие сейфы, которые спасут содержимое как от несанкционированного доступа, так и от огня.

Как правило, бухгалтерские сейфы отличаются небольшими размерами, что позволяет расположить его прямо под рабочим столом, прикрутив к столешнице или боковой опоре, с целью защиты от посторонних глаз.

Если помимо денег в сейфе вы собираетесь хранить папки с документами, то отличным решением станут сейфы с дополнительным кассовым отделением внутри, которое запирается на отдельный ключ.

Про хранение основных бухгалтерских документов и ценностей вы уже узнали. Но часто, помимо основных обязанностей, отдел бухгалтерии берет на себя функции кадрового учета. Это означает, что при обустройстве кабинета бухгалтерии следует предусмотреть место для хранения трудовых книжек и личных дел.

Где хранить трудовые книжки и личные дела в бухгалтерии?

Учитывая, что сведения из этих документов попадают под закон о защите персональных данных, то для хранения трудовых книжек и личных дел лучше всего подойдут картотечные шкафы, которые запираются на ключ и позволяют удобно систематизировать содержимое в хронологическом или алфавитном порядке.

Картотечные шкафы для кабинета бухгалтера следует выбирать исходя из формата документов. Так, для трудовых книжек наиболее удобными будут картотечные шкафы для формата а5, а для личных дел — картотечные шкафы формата а4.

Размер картотечного шкафа можно выбрать, спрогнозировав примерный объем документов. Если количество трудовых книжек в кабинете бухгалтера соответствует списочному составу сотрудников, то для личных дел стоит предусмотреть побольше свободных полок: срок их хранения в организации составляет 10 лет.

Ответственность за обеспечение сохранности документов сотрудника полностью лежит на работодателе, а за их порчу или утерю он должен будет заплатить штраф. Поэтому выборе мебели для кабинета бухгалтера стоит заранее подумать о том, как организовать хранение этих документов, чтобы избежать головной боли в будущем.

Заключение

Поддерживать порядок в кабинете бухгалтера даже при большом объеме документов легко, если есть соответствующие системы хранения. Всю мебель, которая может потребоваться для обустройства кабинета бухгалтерии, вы легко найдете в нашем каталоге – заходите и выбирайте!

Порядок проведения фотографии рабочего времени

Выполнение фотографии рабочего времени проходит в несколько этапов:

  • Подготовительный этап.

Сбор информации об обследуемом рабочем месте и проводимых на нем операциях. Для этого посещается территория выполнения работ, проводятся беседы с руководителем подразделения и работниками, изучаются должностные инструкции, технологические карты.

  • Разработка бланков для проведения фотографии рабочего времени.

Их структура может отличаться в зависимости от выбранного метода проведения. Разрабатываются формы предприятием самостоятельно. В структуру документа обычно включается:

    • наименование организации и подразделения;
    • данные наблюдаемого сотрудника и краткое описание его рабочего места;
    • названия выполняемых операций, время начала и окончания их выполнения;
    • общая длительность временных затрат определенного вида.
  • Проведение наблюдений и запись результатов.

Регистрируются последовательно все действия работника по времени. Особенно подробно фиксируются перерывы и причины, их вызвавшие. При обнаружении внеплановой (нехарактерной)работы сотрудника, фиксируется ее длительность и обстоятельства, из-за которых она появилась.

Если сотрудник может запустить процесс на оборудовании и в это время выполнять другую операцию, такое время помечается как перекрываемое (одновременно выполняются 2 операции). Для повышения точности проводится от 3 фотографий по каждому исследуемому рабочему месту.

  • Обработка полученных данных и их анализ.

Проводится группировка итоговой информации по категориям: основное, вспомогательное, подготовительно- заключительное время. Если выполнялась одинаковая работа — может выводиться среднее время ее выполнения. Рассчитывается удельный вес каждой категории времени в смене.

В результате проведенного мероприятия определяется средний удельный вес оперативного, вспомогательного, подготовительно-заключительного времени.

Также может быть установлен средний процент потерь рабочего времени сотрудника — как по его вине, так и по не зависящим от него причинам. Впоследствии компания может повысить производительность работника путем устранения непроизводительных затрат рабочего времени, совершенствования технологического процесса.

Нужно ли писать про рекомендации

Любая рекомендация представляет собой чье-то мнение. Если вы предоставляете рекомендации о своей работе, то пусть это будет отзыв бывшего работодателя о том, что вы действительно являетесь хорошим работником. Если же вы хотите направить потенциальному нанимателю образец резюме бухгалтера без опыта работы (например, в случае, если являетесь выпускником ВУЗа), то попросите рекомендации у заведующего кафедрой или декана факультета.

Рекомендации в резюме бывают двух типов:

  • рекомендательные письма;
  • контактные данные прежнего руководителя.

Письмо выглядит эффектнее, так как составляется на специальном бланке и сопровождается подписью и печатью. Но, как показывает практика, наниматели предпочитают увидеть телефон или электронную почту рекомендателя — в этом случае они могут пообщаться с ним лично и выяснить, соответствует ли информация действительности.

Читайте также  Лошадка качалка чертеж

Естественно, отсутствие в резюме контактных данных людей, которые готовы дать профессиональные рекомендации, значительно снижает шансы получить желаемую должность.

Немного о планировке

Современные офисы обустроены по-разному, но так или иначе все они относятся к одному из следующих типов планировки:

  • классическая кабинетная система – сотрудники сосредоточены в изолированных помещениях (отделах, секторах). Это удобно при напряженном умственном труде, требующем тишины и сосредоточенности, но отнюдь не способствует командному духу;

  • открытое пространство (open space) – в офисе отсутствуют перегородки, весь коллектив работает в одном помещении, для разграничения которого используются предметы мебели и мобильные перегородки;
  • смешанная планировка – большая часть сотрудников размещена в едином пространстве, кабинет руководителя (заместителей, бухгалтера) и комната для переговоров изолированы.

Какой из этих вариантов выбрать, зависит от специфики компании. Например, колл-центры, места для приема граждан в административных учреждениях чаще организуют по типу опен-спейсов. Юридические, консультативные, медицинские и иные компании, предполагающие приватность обустраиваются по кабинетному принципу.

Кому полезны данные ФРД?

Фотография рабочего времени предоставит немало полезных данных для руководителя и собственника компании. Они получают картину эффективности работы сотрудников. Также не лишним будут эти данные для менеджера по персоналу, отдела кадров для формирования должностных инструкций, штата и т.д.

Конечно, помогут данные, полученные в результате ФРД самим сотрудникам, если он заинтересованы в повышении эффективности своей работы и выполнении должностных обязанностей.

Защита персональных данных

Все перечисленные выше сведения составляют персональные данные сотрудников, обработка (получение, передача, хранение) которых осуществляется исключительно с согласия работников (ст. 3 и ст. 4 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Как правило, заключая трудовой договор с работодателями, работники одновременно подписывают с ними соглашение об обработке персональных данных. Однако это не означает, что работодатели вправе передавать новую отчетность без получения согласия от работников, хотя в новый отчет фамилии работников не включаются и мэрия считает, что получаемые ею сведения не являются персданными.

Напомним, по общему правилу работодатели могут запрашивать и обрабатывать только те сведения о сотрудниках, которые требуются в связи с выполнением ими своих трудовых обязанностей. Сведения об автомобильных номерах работников и номерах их социальных карт у работодателей обычно попросту отсутствуют, так как они ранее им были не нужны. А сбор и обработка излишних персональных сведений является грубейшим нарушением и влечет административную ответственность в соответствии с ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ. Данная норма предусматривает для ИП штрафы в размере от 5 000 до 10 000 рублей, а для организаций – от 30 000 до 50 000 рублей. Поэтому ранее работодатели старались не запрашивать у работников лишние сведения.

Теперь же, в соответствии с п. 2.1. указа столичной мэрии от 06.10.2020 № 97-УМ, данная информация необходима в целях дальнейшего продолжения деятельности работодателей Москвы. Следовательно, сейчас работодатели вправе запрашивать у работников соответствующие сведения без угрозы быть привлеченным к ответственности по ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ.

Вместе с тем, чтобы исключить возможность привлечения к ответственности за несанкционированную обработку персональных данных, работодатели должны заключить с каждым сотрудником соглашение об обработке вновь полученных сведений.

Компьютер

На самом деле, порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, потому что там — вся твоя работа (ну, скорее всего).

6. Держи рабочий стол компьютера чистым

Ты наверняка видел рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы всё было под рукой» (может он и у тебя такой же). С виртуальным рабочим столом принцип тот же, что и с реальным:

Как минимум, можно разобрать всё по папкам. Но даже эти папки лучше перенести с рабочего стола в более подходящее место.

7. Организуй хранение файлов

Кто-то распределяет их по назначению (отдельно изображения, отдельно письма, отдельно сканы документов), кто-то по задаче и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выбери удобный тип сортировки и поддерживай порядок. Так тебе будет намного легче ориентироваться в информации.

8. Используй таск-менеджер

С его помощью можно избавиться от бесконечных записок, видеть список дел и задач, адекватно оценивать время и сроки. Круто, если у тебя в компании заведено пользоваться таким сервисом. Но если нет — вдруг все потянутся за тобой?

Почитай про инструменты для удалённой работы — там я собрал все основные сервисы и приложения, которые не только помогают работать на удалёнке, но и в целом делают работу эффективнее.

В квартире

При планировании рабочего пространства в квартире следует исходить из площади помещения. При небольших размерах квартиры порою приходится довольствоваться маленьким кабинетом.

Если квартира просторная – под домашний офис выделяется отдельное помещение.

Для небольших помещений используют прием зонирования. Наиболее распространенные варианты:

  • отделить часть комнаты и обустроить рабочий уголок;
  • соединить лоджию со спальней и сделать небольшую рабочую зону;
  • застеклить балкон и превратить его в офис.

Советы дизайнеров при оформлении рабочей зоны заключаются в необходимости учитывать особенности освещения и стилистику всего помещения для созвучия интерьера кабинета и всей квартиры.

Пример зонирования комнаты при помощи перегородки

Маленький кабинет

В загородном доме небольшие комнаты, в которых планируется обустроить рабочее место, стараются визуально расширить. Для этого используют фотообои с перспективой, в качестве украшения одной из стен применяют зеркала. Чтобы приподнять высоту потолка, его обтягивают специальными отражающими материалами. Место для отдыха делают максимально компактным, устанавливают небольшой диван или раскладывающееся кресло.

Советы дизайнеров при зонировании рабочего пространства:

  • Оформить отдельную зону можно с помощью стеллажей с открытыми и закрытыми полками. Их декорируют книгами комнатными цветами, витражами, небольшими статуэтками;
  • В гостиной для обустройства рабочего пространства используют диваны , развернув их тыльной стороной к входу, еще один вариант – отделить шкафом-купе. Задняя стенка выступает основой для крепления стола и полок;
  • Оформляют при помощи переносных ширм , текстильных занавесок. Современные технологии печати на холсте позволят оформить в качестве выразительного элемента декора;
  • Можно расширить оконный подоконник и соединить его с боковыми стенами – получится удобное рабочее место, которое практически не занимает площадь комнаты. Это — оптимальный вариант с точки зрения освещения.

Выделить пространство под рабочую зону на маленькой площади несложно – достаточно сделать небольшую перестановку своими руками. В этом случае особое внимание уделяют освещению. Место для мини кабинета следует выбрать таким образом, чтобы свет из окна попадал в помещение и на рабочую зону.

При оформлении — главное правильно спланировать пространство. Мебель должна быть компактная и удобная для работы: небольшой стол, кресло, диванчик.

На фото интерьеров можно найти массу дизайнерских решений для небольших площадей.